CHARTE DE CONFIDENTIALITÉ - RGPD

Clémentine fait évoluer sa démarche qualité relative à la sauvegarde des données à caractère personnel. Afin de toujours mieux vous accompagner, en toute transparence et dans le respect du RGPD (Règlement Général de Protection des Données), vous trouverez ci-dessous, dans notre Charte de Confidentialité, le cycle de vie de vos données collectées via nos différents supports.

  • AD-Men
  • MailChimp (newsletter et mailings)
  • CMS WordPress
  • Outlook (service de messagerie)
  • Serveur
  • OVH (hébergeur)

AD-Men

https://www.ad-rh.com/

Notre base de données, AD-Men, est un ATS à destination des cabinets de recrutement édité par AD-RH.

Les données enregistrées sur cet ATS sont entièrement stockées sur notre serveur interne, Ad-RH n’en possède aucune sauvegarde.

Outils de collecte

Les informations enregistrées dans AD-Men proviennent des CVthèques, des candidatures spontanées, de tests de personnalité Assessfirst, des formulaires de contact sur le site de Clémentine et de réseaux sociaux (profils Linkedin / Facebook / Twitter / Viadeo).

Nous ne gardons que le strict minimum permettant le traitement de profils ou de candidatures en fonction des postes à pourvoir chez nos client partenaires.

Les données conservées (quand elles sont renseignées) sont les suivantes :

  • Nom / Prénom
  • Adresse mail et/ou numéro de téléphone
  • Adresse postale
  • Expérience professionnelle
  • Diplômes

Process 

Lorsque vos données sont enregistrées dans notre base de données Ad-men, et vous rappeler votre droit d’accès à vos données personnelles pour toute modification ou suppression.

Lieu de sauvegarde

La base de données AD-Men est stockée sur notre serveur interne dont les données sont également sauvegardées sur le cloud de Google Drive.

Durée de sauvegarde

12 mois avec mise à jour de vos informations au 13ème mois. Si, suite à notre e-mail vous ne répondez pas dans un délai d’un mois ou si vous refusez la mise à jour, nous supprimons vos données.

Droits d’accès 

Chaque membre de l’équipe Clémentine peut accéder à ces données, via un identifiant et un mot de passe personnalisés.

MAILCHIMP

https://Mailchimp.com/

MailChimp est un logiciel de mailing professionnel pour petite et moyenne entreprise permettant l’envoi de Newsletters et d’e-mails personnalisés. C’est à travers cette plateforme que Clémentine envoie ses messages électroniques à destination de ses abonnés.

Outils de collecte

Nous recueillons votre nom, votre prénom ainsi que votre adresse e-mail par l’intermédiaire d’un formulaire de contact disponible sur la page d’abonnement du site. C’est par cet unique biais que les informations relatives aux abonnées de la Newsletter sont récoltées. Tous nos abonnés sont « opt-in », ce qui signifie que tous les contacts entrés sur ce logiciel ont consenti à transmettre leurs informations de leur plein gré. Aussi, dans le respect de la vie privée et l’anonymat de chacun et chacune, nous n’effectuons aucun échange de données, que ce soit à but commercial ou pas.

Processus 

Une fois vos informations entrées dans le formulaire de contact et envoyées, celles-ci sont automatiquement et directement ajoutées à la base de données des abonnés Clémentine ; disponible et consultable sur la plateforme d’envoi de Newsletters (MailChimp) et ce, sans passer par nos outils personnels. En somme, nous ne sauvegardons pas vos données en interne, celles-ci sont uniquement consultables sur la plateforme de gestion des Newsletters.

Lieu de sauvegarde 

Vos données sont également sauvegardées sur des serveurs appartenant à MailChimp, situés aux Etats-Unis, où seuls les administrateurs des serveurs ont la possibilité d’accéder aux informations vous concernant.

Durée de sauvegarde 

Tant que vous ne vous désabonnez pas de la Newsletter, nous estimons que vous souhaitez continuer de les recevoir. Ainsi, nous vous rappelons que vous disposez d’un lien de désabonnement en bas de chaque Newsletter ; ce qui vous retirera instantanément de notre liste d’abonnés. Si jamais la modification n’était pas correctement prise en compte, n’hésitez pas à nous contacter directement à notre numéro afin que nous puissions y remédier dans les plus brefs délais. Enfin, si jamais vos données étaient en dangers, suite à une quelconque intrusion, nous vous tiendrions informé de la situation sous 48h (https://MailChimp.com/legal/privacy/).

CMS WORDPRESS

https://fr.wordpress.com/

WordPress est notre système de gestion de contenu, soit notre support de site internet. Nous disposons de plusieurs formulaires de contact afin de recueillir des informations précises dans l’unique objectif de répondre à vos besoins et à ceux de nos clients. C’est grâce à WordPress et aux formulaires de contact que vous pouvez nous envoyer :

  • Candidatures,
  • Demandes de recrutements,
  • Demandes de partenariats,
  • Toute autre information que vous souhaitez nous transmettre.

Outils de collecte 

Que vous soyez candidat, client ou tout simplement visiteur, vous pouvez nous joindre à travers nos différents formulaires de contact, disponibles en anglais et en français, selon l’objet de la demande. Actuellement, Clémentine dispose de trois formulaires de contact à destination du publique francophone et deux formulaires de contact à destination du publique anglophone.

Parmi les formulaires en français, vous trouverez celui s’adressant aux postulants, aux candidatures spontanées et celui s’adressant à toute personne ayant un autre message à nous transmettre. Ces formulaires se situent respectivement dans des onglets du site que vous pouvez retrouver aux pages ci-dessous :

Contact    Candidature Spontanée   Candidature Ciblée

Quant aux formulaires disponibles en anglais, ils sont au nombre de deux, excluant le formulaire pour une candidature ciblée puisque les offres publiées en français s’adressent exclusivement au public francophone. Ainsi nous retrouvons les formulaires disponibles aux pages ci-dessous :

Contact   Spontaneous Application

Processus 

Toutes les informations requises représentent le strict minimum requis et essentiel pour pouvoir vous recontacter ou étudier votre candidature. Raison pour laquelle nous vous demandons sur tous les formulaires votre nom et prénom afin de savoir qui nous contacte et à qui nous nous adressons. Nous demandons également l’adresse e-mail et le numéro de téléphone afin de pouvoir prendre contact avec vous de deux façons. Aussi, nous demandons aux visiteurs d’indiquer sur tous les formulaires l’objet de leur demande, ceci afin de simplifier le tri des messages reçus dans nos boîtes e-mails et bases de données. Sur les formulaires des candidatures ciblés, est déjà inscrite la référence de l’annonce qui a mené à ce formulaire ; cependant pour le formulaire de contact libre nous vous demandons d’indiquer l’objet de votre requête qui se sélectionne parmi nos trois choix : Candidat, Recruteur ou Autre. Enfin, pour les formulaires des candidatures spontanées nous vous indiquons, en préremplissant le champ, qu’il faut inscrire l’intitulé du poste pour lequel vous candidatez.

Que ce soit sur les formulaires de contact spontanés ou ciblés, il vous sera demandé de fournir un texte expliquant vos motivations et de joindre votre cv. Pour les prises de contact libres via le formulaire de la page contact, il vous est vivement recommandé, si vous êtes client, de préciser le nom de votre entreprise afin que nous puissions identifier la fonction de celle-ci et ses objectifs, toutefois, remplir ce champ n’est pas obligatoire. Vous pouvez ajouter à cela votre position au sein de l’entreprise, cela nous permettra de savoir immédiatement avec qui vous mettre en relation au sein de notre équipe.

Lieu de sauvegarde 

Toutes les informations reçues par le biais de nos formulaires de contact sont enregistrées sur le backoffice du site, où seul l’administrateur (webmaster) peut y avoir accès.

Ces informations sont également stockées chez notre hébergeur OVH. Ceci afin qu’en cas de panne nous puissions récupérer vos données en procédant à la restauration de ces dernières.

Vos informations sont aussi réceptionnées dans la boite e-mail du destinataire en question. Ainsi les données entrées sur nos formulaires de contact peuvent être sauvegardées sur trois outils comprenant : le backoffice, notre hébergeur et enfin les boîtes e-mails. Elles peuvent également être sauvegardées sur notre CRM AD-Men mais seulement si celles-ci s’avèrent être pertinentes et dans un strict but de réutilisation à des fins de recrutement. Dans le cas contraire, vos données ne sortent pas des trois outils cités plus haut.

Durée de sauvegarde

12 mois avec mise à jour de vos informations au 13ème mois. Sans réponse de votre part dans un délai d’un mois, vos données sont alors supprimées.

Droits d’accès 

Webmaster > aouchene@clementine.jobs

OUTLOOK

https://office.live.com

Outlook est un service de messagerie web appartenant à Microsoft. C’est par cet outil que Clémentine envoie et réceptionne des e-mails – exception faite des mailings et Newsletters.

Outils de collecte 

Lorsque vous envoyez un message sur le site au travers d’un de nos formulaires de contact, le destinataire reçoit la candidature dans sa boite de réception électronique Outlook. Dans le cadre d’une candidature spontanée, les informations sont directement reçues dans la boîte de réception AD-Men (CRM spécialisé pour les cabinets de recrutements). A ce titre, les candidatures sont automatiquement ajoutées à la base de données AD-Men.

Processus

Si le message ou la candidature d’un postulant s’avère être pertinente ; le ou la chargé(e) de mission (destinataire du message) conserve les coordonnées de l’émetteur en les intégrant manuellement dans la base de données AD-Men, toujours dans un but de recrutement. Dans le cas contraire, les données sont immédiatement supprimées. De même, pour les candidatures spontanées, une mise à jour hebdomadaire de la base de données est effectuée au cours de laquelle sont supprimées toutes les prises de contact ou candidatures spontanées jugées inintéressantes.

Lieu de sauvegarde

Même si les données s’avèrent pertinentes, elles ne sont en aucun cas sauvegardées dans les boîtes e-mails du cabinet mais plutôt dans un serveur de Lieu de sauvegarde de réseau (NAS) en interne. Ce serveur est dédié à la base de données AD-Men et créé instantanément une duplication de cette sauvegarde dans un cloud chez Google Drive.

Durée de sauvegarde 

12 mois avec mise à jour de vos informations au 13ème mois. Sans réponse de votre part dans un délai d’un mois, vos données sont alors supprimées.

Droits d’accès 

Seuls les collaborateurs de chez Clémentine ont accès à la sauvegarde AD-Men ainsi que notre informaticien > prendre directement contact avec nous via le formulaire de la page Contact du site.

Quant à Outlook, seul le destinataire d’un message détient les coordonnées de l’émetteur.

SERVEUR

Un serveur a pour fonction de stocker des données en masse afin de na pas les perdre si ces dernières s’avèrent être effacées en ligne. Grâce aux serveurs, il est possible de restaurer des données qu’on pense perdues. Raison pour laquelle ils sont tellement essentiels au sein des entreprises.

Outis de collecte

Chez Clémentine nous disposons d’un seul serveur comprenant deux serveurs virtuels (Windows Server Virtualisation, aussi connu sous le nom d’ « hyper V »). L’un des serveurs virtuels comprends nos données internes (sessions et fichiers partagés), quant à l’autre il comprend les données recueillies sur AD-Men.

Processus

Ces deux serveurs virtuels réunis en un transmettent leurs données au NAS, autrement dit notre serveur de Lieu de sauvegarde en réseau, qui, pour rappel, effectue un transfert automatique vers un cloud chez Google, le Google Drive.

Lieu de sauvegarde

C’est sur les serveurs Google que sont détenues les données Clémentine puisque qu’en cas de restauration, c’est à travers le cloud de Google que nous devrons procéder à l’extraction des données.

Durée de sauvegarde

Les données présentes sur le cloud étant corrélées à celles se trouvant sur AD-Men, les bases de données des deux plateformes sont supprimées lorsqu’elles sont initialement supprimées sur le CRM AD-Men (Voir durée de Lieu de sauvegarde des données sur AD-Men).

Droits d’accès 

Seul notre informaticien détient les droits d’accès de nos serveurs, il est donc le seul à avoir une visibilité sur ses données. Toutefois, rappelons que les données étant également et simultanément disponibles sur AD-Men, tous les employés possédant des accès AD-Men peuvent consulter ses informations > prendre directement contact avec nous via le formulaire de la page Contact du site.

OVH

https://www.ovh.com/fr/

OVH est une entreprise française spécialisée dans le cloud computing et c’est leur service qui permet d’héberger le site et le nom de domaine Clémentine.

Outil de collecte

OVH sauvegarde l’ensemble des données du site ainsi que la base de données. Cette dernière comprend toutes les informations recueillis à travers nos formulaires de contact.

Processus 

Une fois les formulaires de contact remplis et envoyés, les informations s’y trouvant sont automatiquement sauvegardées sur le backoffice du site (voir la sauvegarde de notre CMS).

Lieu de sauvegarde

Afin de ne pas perdre les données comprenant candidatures, demandes de clients… OVH procède également à une sauvegarde afin d’être en mesure de restaurer des données perdues.

Durée de sauvegarde

Dès que notre Webmaster supprime des données sur le backoffice du site, celles-ci sont automatiquement supprimées auprès de notre hébergeur. A la différence des précédentes durées de sauvegarde, celles du site peuvent éventuellement être supprimées plus régulièrement afin de recupérer de l’espace de Lieu de sauvegarde. Le délai maximal de sauvegarde des données ne dépasse jamais les 12 mois.

Droits d’accès

Seul notre Webmaster et notre informaticien ont accès à ces données :

  • Le Webmaster via le backoffice > aouchene@clementine.jobs
  • L’informaticien grâce à ses codes d’accès chez OVH > prendre directement contact avec nous via le formulaire de la page Contact du site.

ASSESSFIRST

https://www.assessfirst.com/fr/mentions-legales

AssessFirst est une application qui permet l’évaluation des candidats via la passation de questionnaires en ligne.

Outil de collecte

Les données collectées par AssessFirst proviennent de formulaires de contacts, permettant la création d’un compte, ainsi que les résultats des questionnaires d’évaluation.

Processus

Afin de recevoir une invitation au test d’évaluation des potentiels, le candidat communique son adresse email au cabinet Clémentine. Le candidat reçoit alors par email, un lien lui permettant de créer un compte. Pour pouvoir passer le test, le candidat doit remplir une fiche d’information directement sur le site d’AssessFirst.

Cette fiche requiert les éléments suivants :

  • Nom
  • Prénom
  • Sexe
  • La création d’un mot de passe
  • Date de naissance
  • Diplôme
  • Secteur
  • Niveau de carrière intitulé du job
  • Téléphone

Lieu de sauvegarde

Clémentine conserve l’identité, les coordonnées et les résultats des évaluations qui sont archivés dans la base de données interne de Clémentine.

AssessFirst conserve les données personnelles et les cookies. Les services cloud d’AssessFirst sont hébergés en France sur leurs propres serveurs dédiés chez Online dans le Datacenter DC2.

Durée de sauvegarde

Clémentine : 12 mois avec mise à jour de vos informations au 13ème mois. Si, suite à notre e-mail vous refusez la mise à jour, nous supprimons vos données.

AssessFirst : suppression automatique des données personnelles au bout de 3 ans (mécanisme d'anonymisation) et 13 mois pour les cookies.

Droit d’accès

Les sessions AssessFirst de Clémentine sont accessibles via un identifiant et un mot de passe.

DROITS D'ACCÈS, DE RECTIFICATION, DE SUPPRESSION, DE PORTABILITÉ ET D’OPPOSITION

Notre Délégué à la Protection des Données est Sébastien Faye qui peux être contacté soit par courrier à l’adresse, Clémentine 65 rue de Turbigo 75003 Paris soit par email à rgpd@clementine-jobs.com.

Vous pouvez exercer vos droits d’accès, modification, suppression, limitation de notre traitement à tout moment en prenant contact avec notre DPO, Sébastien Faye.

Vous pouvez également exercer vos droits auprès de la Commission National Informatique et Libertés.

Si vous avez des questions sur cette Charte de Confidentialité, les pratiques et usages fait des vos données, vous pouvez directement nous contacter à notre numéro : + 33 1 78 09 52 00